Kuidas Exceli faili suurust vähendada?
Allpool on toodud 4 meetodit Exceli töövihiku failisuuruse vähendamiseks.
- Salvestage fail binaarses vormingus
- Teisendage mittevajalikud valemid väärtusteks
- Tihenda pilt
- Pivoti vahemälu kustutamine
Arutleme iga meetodi üle üksikasjalikult -
# 1 - Salvesta fail binaarses vormingus
Exceli faili suurust saab vähendada tavalise .xlsx-vormingu teisendamisel .xlsb-ks, mis on binaarne vorming. See vähendab faili suurust võimalikult väikeseks.
- 1. samm - avage Exceli fail .xlsx-vorming.
- 2. samm - seejärel klõpsake vahekaarti Fail. Valige Exceli rippmenüüst Faili vahekaart Fail Salvesta kui Excel.
- 3. samm - valige nüüd Sirvimisvalik , seejärel ilmub dialoogiboks.
- 4. samm - sisestage seejärel faili nimi jaotisse „Faili nimi”, valige rippmenüüst „Salvesta tüübiks” .xlsb-vorming ja klõpsake nuppu „Salvesta”.
See lähenemine võimaldab neil arvutustabeli suuruse vähendamiseks faile paremaks muuta.
# 2 - teisendage mittevajalikud valemid väärtusteks
Järgmine lähenemine, mida saab Exceli faili suuruse vähendamiseks kasutada, on mittevajalike valemite teisendamine väärtusteks. Allpool on loetelu sammudest, mida saab kasutada metoodika mõistmiseks.
- 1. samm - avage Exceli fail ja valige kogu tööleht või veergude arv, mis konverteeritakse valemitest väärtusteks.
- 2. samm - nüüd vajutage klahvi “F5”, ilmub hüpikakna. Seejärel klõpsake valikul „Special”.
- Samm 3 - see avab teise dialoogiboksi, nagu allpool näidatud, seejärel klõpsake raadionuppu valemite jaoks ja klõpsake nuppu OK.
- 4. samm - nüüd, kui kõik valemeid sisaldavad lahtrid on valitud. Minge vahekaardile Avaleht ja klõpsake käsul „Kleebi”.
- 5. samm - valige nüüd Väärtused, kui ilmub rippmenüü, kui klõpsate nupul „Kleebi”. Seejärel klõpsake valikul Kleebi väärtused.
- 6. samm - või kasutage otseteeklahvi CTRL + ALT + V , seejärel ilmub dialoogiboks nagu allpool. Valige raadionupp „Väärtused“ ja klõpsake „OK“.
See teisendaks valitud valemid väärtusteks, mis võimaldab meil faili vähendada, et arvutustabelit vähendada ja heledamaks muuta.
# 3 - pildi tihendamine
Järgmine lähenemine on töövihiku suuruse vähendamiseks pildi tihendamine Exceli failiks. See meetod on hädavajalik, kui meil on töövihikus või töölehel liiga palju pilte, mis suurendab Exceli faili suurust.
- 1. samm - klõpsake pildil, mille soovite tihendada. Seejärel minge lindi piirkonnas vahekaardile „Vorming“, nagu allpool näidatud.
See on pilditööriist, mis kuvatakse ainult siis, kui pilt on valitud.
- 2. samm - vahekaardil „Vorming“ valige „Piltide tihendamine“.
- 3. samm - pärast pildi tihendamise ikooni valimist ilmub dialoogiboks.
- 4. samm - valik „Rakenda ainult sellele pildile” võimaldab kasutajal tihendada ainult valitud pilti. Selle valiku tühistamisel võimaldatakse kõik töövihiku pildid tihendada. Samuti valige suvand „Email (96 PPI)”, mis on jagamise jaoks minimaalne dokumendi suurus.
- 5. samm - klõpsake nuppu OK ja salvestage töövihik. See vähendab Exceli üldfaili suurust.
# 4 - Pivoti vahemälu kustutamine
Järgmine lähenemisviis aitab Exceli faili suurust vähendada, kustutades liigendivahemälu, luues pöördtabeli lähteandmetest.
- 1. samm - valige pöördtabeli tööriistades vahekaart „Analüüs”. See vahekaart kuvatakse ainult siis, kui Exceli failis on valitud pöördtabel.
- 2. samm - klõpsake nüüd rippmenüül Pivot options, millele järgnevad suvandid.
- Samm 3 - dialoogiboksi kõrval kuvatakse vahekaart Andmed.
- 4. samm - tühjendage nüüd märkeruut „Salvesta lähteandmed failiga”. See valik ei loo ühtegi vahemälu ja võimaldab Exceli faili suurust vähendada.
- 5. samm - valige nüüd suvand Värskenda andmeid faili avamisel. See tagab pivoti värskendamise kohe pärast Exceli faili avamist. Kui suvandit pole valitud, tuleb pöördtabelit käsitsi värskendada, mis tooks kaasa liigendivahemälu genereerimise.
6. samm - seejärel klõpsake nuppu OK. See tagab Exceli faili suuruse vähendamise.
Asjad, mida meeles pidada
- XLSB-failivorming kipub avanema ja salvestama palju kiiremini. Siiski tuleb kaaluda isegi mõnda asja, kus makrotoega ja päringupõhiseid Exceli faile ei tohiks XLSB-ks teisendada, kuna need võivad XLSB-na töötades põhjustada funktsionaalseid tõrkeid.
- Samuti, kui Exceli faili suurus XLSX-vormingus on 5–7 MB, võib jätta alles, ainult siis, kui XLSX-faili suurus suumib MB-des kahe- või kolmekohaliseks. Siis saab Exceli faile pidada faili suuruse vähendamiseks mis tahes kõige sobivama lähenemisviisi abil.
- On ka muid lähenemisviise, näiteks tihendatud tihendatud kausta kasutamine; seda tehakse paremklõpsuga Exceli failil, minge saatmiseks ja seejärel klõpsake tihendatud tihendatud kaustal. See vähendab jagamise ajal faili suurust. Seda saab teha ka mitme faili valimisega ja seejärel tihendatud failidega tihendatud kaustas.
- Eelistage liigendtabeleid valemite asemel, mida kasutatakse andmete kokkuvõtmiseks üldiselt suuremate andmekogumite jaoks; see mõjutab faili suurust vähem. Kui valemeid kasutatakse rohkem, muutke vahekaardil Valemid automaatse arvutusrežiimi käsitsi režiimiks. See muudab faili avatuks, muudab muudatusi, uuendab Exceli faili ja sulgeb failid palju kiiremini.
