Tellimuse täielik vorm - ostutellimus
Lühendi PO täielik vorm on ostutellimus. See on dokument, mille ostja ostuosakond on koostanud ja saatnud müüjale ning milles on mainitud hankimiseks mõeldud kaupade või teenuste kirjeldus, kogus ja hind. Seda kasutavad ostu- või hankemeeskonnad tellimuste esitamiseks välistele osapooltele.
PO omadused
Tavaliselt sisaldavad järgmised üksikasjad ostutellimust.
- Hankimiseks mõeldud kogus
- Toote või teenuse kirjeldus
- Vajaduse korral konkreetsed kaubamärgid või tootekood
- Ühiku hind
- Soovitud kohaletoimetamise ajaskaala
- Kohaletoimetamise koht
- Arve Aadress
- Maksmise ja kohaletoimetamisega seotud tingimused
PO tüübid
Tavaliselt kasutatakse nelja tüüpi ostutellimusi.
# 1 - tavaline ostutellimus
See tehakse siis, kui kõik peamised ostutingimused on ostutellimuse vormistamise ajal teada, näiteks kogus, hind, tarneajajoon ja maksetingimused. Sellisena kasutatakse neid juhul, kui tellimuse ja sellega seotud terminite osas on kindlus.
# 2 - planeeritud ostutellimus
See väljastatakse siis, kui enamik tellimuse üksikasju on ostutellimuse koostamise ajal teada, kuid täpsed tarnetingimused ja ajakavad pole teada. Seega, kui üks teeb selle tootjaorganisatsiooni, võetakse kohustus nõutava koguse ja makstava hinna osas, kuid mainitakse ainult hinnangulist tarnegraafikut.
# 3 - tekk ostutellimus
Selline tootjaorganisatsioon tehakse siis, kui hinna ja koguse üksikasjad pole samuti teada. Mainitakse ainult toote üksikasju koos tarnetingimustega. Maksimaalne kogus mainitakse aga PO-l ja ostja saab osta määratud piires. Samuti võib nimetada hinnangulist hinnaklassi.
# 4 - lepingu ostutellimus
Sellises PO-s pole ka toode või teenus teada. Võib mainida tingimusi, mis tuleb müüjaga kokku leppida.
Kuidas PO töötab?
Kui ettevõttel on nõue kaupade või teenuste hankimiseks, tõstab ostja müüjale PO-d. PO kättesaamisel annab müüja ostjale kinnituse, kas nimetatud tellimuse saab sellega täita või mitte. Juhul kui müüja usub, et tellimust pole võimalik täita, teatatakse sellest ja PO tühistatakse. Kui tellimus soovitakse täita, siis korraldatakse sama. Pärast tellimuse vormistamist esitab müüja ostjale arve, milles on märgitud vastav PO number, et see sobiks tegeliku tarnega. Pärast tegeliku arve koostamist tuleb tasuda vastavalt kokkulepitud maksetingimustele.
PO vormingu näide
Allpool esitatakse ostutellimuse vormingu näidis.
Erinevus ostutellimuse ja arve vahel
Ostutellimus väljastatakse kaupade või teenuste tellimuse esitamiseks. Sama väljastab ostja müüjale. See sisaldab üksikasju tellimuse ja selle kohaletoimetamise kohta. PO on müügileping.
Arve väljastab müüja ostjale pärast tarne lõppu, nõudes ostjalt lõpliku summa tasumist. Arve koosneb hinnast ja lõplikust makstavast summast, maksega seotud tingimustest ning ostjale lubatud krediidiperioodist. Arve väljastatakse pärast kaupade või teenuste kohaletoimetamise lõppu. PO osas kinnitab arve müügilepingut.
PO tähtsus
Ostutellimus on väga kasulik dokument, mida kasutatakse tellimuse esitamiseks. See aitab nõuetest müüjale selgelt teada anda. Kui tegelik tarne on tehtud, saab sama kontrollida ostutellimusega, et leida nende kahe vahelisi erinevusi. Nii müüjal kui ostjal on mugav hoida tellimuse üksikasju dokumenteerituna ostutellimusena.
Eelised
- PO aitab ostjal makseid sooritamata tellida kaupu ja teenuseid, mida ta kavatseb hankida.
- See aitab tellimusi jälgida ja väldib tellimuste dubleerimist.
- See on oluline dokument, mis moodustab osa kontrolljäljest.
- Müüja jaoks on abiks teabe hankimine ostja nõuete kohta.
- Tegelikku kättetoimetamist saab uurida ostutellimusega ja kõik vastuolud võib kahtluse alla seada.
- PO on juriidiline dokument, mis tõendab kaupade või teenuste ostmisel kokkulepitud tingimusi.
Puudused
- Isegi väiksemate tellimuste korral on vaja PO-d teha ja see näib olevat selliste väikeste tellimuste jaoks tarbetu paberimajandus.
- Ostutellimuste loomine on aeganõudev protsess.
Järeldus
Ostutellimusi kasutab peaaegu iga ettevõte oma hankeprotsessi osana. Sama on abiks selge tellimuse suhtlemisel.
