Mis on kulude ületamine?
Kulude ületamine, mida nimetatakse ka eelarve ületamiseks, on stsenaarium, kui projekti või ettevõtte maksumus kipub kasvama, kui see oli ette nähtud, ja see võib olla tingitud kulude suurenemisest vale eelarvestamise või tegelike kulude alahindamise tõttu mõned ettenägematud stsenaariumid, mida eelarvestamise käigus arvesse ei võetud.
Omadused
- Infrastruktuuri-, ehitus- ja IT-projektides on kulude ületamine üldiselt levinud, mis näeb projekti lõpuleviimisel ette palju ootamatuid kulusid.
- Need on peamiselt tingitud kolmest tegurist, nagu poliitilised põhjused, psühholoogilised põhjused ja tehnilised põhjused.
- Peamiselt on see tingitud rahastamise puudumisest, koordineerimise puudumisest, planeerimata kuludest või projektide viivitustest.
- See on alati ebakindel ja sama jaoks eelarvestamine pole võimalik. Seda loetakse juhtunuks, kui projekti või ettevõtte teatud etapid kipuvad ületama tegelikke eelarvelisi kulusid.
- Kulude ületamise mõõtmine on erinevates tööstusharudes või ettevõtetes erinev.
Kulude ületamise tüübid
# 1 - hinnangud
Ettevõtte maksumust võib alahinnata selliste tegurite tõttu nagu isiklik eelarvamus ja ülesande täitmisega seotud keerulised protseduurid. Täpsemate hinnangute tuletamise võimaluste suurendamiseks võime kasutada võrdlusklassi prognoosimise metoodikat. Probleem on selles, et täiusliku prognoosi arvutamisel võivad parimad prognoosid osutuda valeks ja seega on ettenägematute summade säilitamine eelarve osana alati hea tava ebasoodsate stsenaariumide korral.
# 2 - risk
Risk võib olla mis tahes stsenaarium, mille puhul me ei saa tõenäosust omistada. Neid ei saa varem ennustada ja need ei ole mõnikord ettevõtte kontrolli all nagu loomulik õnnetus, mis võib projekti lõpuleviimist või müüja jõudlust edasi lükata, mis võib lõpuks ettevõtet kahjustada. Korralik riskijuhtimiskava võib aidata ettevõttel riski mingil määral maandada, kuid risk on esmane tüüp, millega iga ettevõte või projekt silmitsi seisab.
# 3 - Scope Creek
Reguleerimisala on määratletud kui juhtumeid, kus projektis või ettevõttes kasvab arvestamata tegevus, mis ei sisaldunud eelarves ega tegelikes kuludes. See võib juhtuda siis, kui juhtkond jätkab projektile funktsioonide lisamist, kui see on välja töötatud või vajalik, või juhtudel, kui projekti meeskond muutub liiga loovaks ja alustab dokumentideta tegevuste kaasamist. Projektijuhtimine ja kontroll on kavandatud peamiselt selliselt, et eelarve pideva ümberhindamise abil selliseid stsenaariume ära hoida.
# 4 - kulude suurenemine
Kulude suurenemine on rohkem seotud selliste majandusteguritega nagu inflatsioon, mis võib hõlmata konkreetse eseme hinna tõusu perioodil, mida esialgses eelarves ei kajastatud.
Kuidas vältida kulude ületamist?
- Traditsioonilised tehnikad hõlmavad projektijuhtimisvahendite nagu PRINCE rakendamist, kuigi tulemused pole tagatud.
- Tänapäeva stsenaariumi korral võtavad moodsamad tööriistad ja rakendused nagu Agile üle traditsioonilised tehnikad, mis aitavad ettevõtetel kulude ületamisega toime tulla.
- Äri kui üksus peaks kavandama ennetavalt ja sisaldama mitmeid stsenaariume, mis võivad põhjustada sellise ületamise.
- Kuu- või kvartaliprognoos on hädavajalik, et võtta arvesse tegelike muutusi võrreldes eelarvega ja vastavalt sellele planeerida.
- Ettevõte peaks projekti kavandamise etapis palju tähelepanu pöörama, kuna see on aluseks.
- Müüja rentimise ajal tuleb müüja suutlikkust täita ja toimetada põhjalikult kontrollida.
- Ettevõte peaks kulude paremaks kontrollimiseks kasutama tänapäevaseid sõiduplaanimisvahendeid ja -diagramme.
- Projektijuht peab projekti pidevalt jälgima ja kontrollima.
- Projekti või ettevõtte sidusrühmi tuleks alati stsenaariumide muutumisest teavitada, nii et nad on samal lehel ja sel viisil saab ettevõte oma teadmisi kasutada.
- Laiaulatusliku ojaga võitlemine on kohustuslik ja ettevõtted peavad nägema, et nad jäävad algselt kavandatud ulatusse.
Põhjused
- Plaanimata kulud: Ettenägematud stsenaariumid võivad tuua kaasa paar tegevust, mida esialgu kavas või eelarves arvesse ei võetud. See võib olla tingitud tehnilistest, poliitilistest või psühholoogilistest põhjustest.
- Suhtlusjaotus: kahe osakonna või seotud inimeste arusaamatus võib põhjustada tarbetuid kulusid.
- Muutus projekti ulatuses: sündmus, mis viib ulatuseni ojani, on üks peamisi põhjuseid. Reguleerimisala on määratletud kui juhtumeid, kus projektis või ettevõttes kasvab arvestamata tegevus, mis ei sisaldunud eelarves ega tegelikes kuludes.
- Projekti keerukuse alahindamine: projekti või ettevõtte teatud etapid on nii keerulised, et selle nõuetekohane eelarvestamine on kohati raske töö. Tõenäoliselt on see seotud suurte ja kallite projektidega.
- Puudulik rahastamine: rahastamine on iga ettevõtte või projekti selgroog. Kapitali puudus võib lõpuks viia kulude ületamiseni, kus projekti või ettevõtet võib nende ühiste tegevuste rahastamine kokku puutuda.
- Juhtimiskogemuse puudumine: suhteliselt kogenematu juhtimine või ebaefektiivne juhtimine võib põhjustada projekti ebaõige planeerimise ja projekti ebatäpse eelarvestamise. Seega võib projekt aja jooksul langeda vale eelarvestamise ohvriks ja sattuda kulude ületamise juhtumisse.
- Varuplaani puudumine: Ettevõte kannatab ka siis, kui vältimatute stsenaariumide jaoks pole varuplaani ega varuplaani. Varukava on kohustuslik, eriti suuremahuliste projektide puhul, kuna mõned kõrvalekalded tavapärasest eelarvelisest maksumusest võivad maksta miljoneid.
- Projekti viivitused: projekti tavapärase kavandatud lõpuleviimise viivitused põhjustavad lõpuks kulude ületamist, kuna neid tegevusi, mis ületavad valmimistähtaega, eelarves ei kajastatud.
Kulude ületamise ennetamine
# 1 - õige planeerimine
Planeerimine on iga projekti või ettevõtte alus ning parim viis kulude ületamise ärahoidmiseks on selle planeerimine enne projekti elluviimist. Mida täpsemad on hinnangud, seda suurem on võimalus, et projekt jääb oma eelarve juurde.
# 2 - hankijate teadmised
Müüjaid tuleb enne tööle võtmist põhjalikult hinnata. Halvimate võimalike stsenaariumide vältimiseks peaks projekt ja ettevõtja omandama täielikud teadmised nende võimalustest ja saadud kogemustest. Enne suhete müüjaga kindlustamist on vaja nõuetekohast hoolsust.
# 3 - vältige Scope Creeki
Paljudel põhjendamatutel tegevustel ei tohiks projektis kohta olla ning ettevõte või projekt peaks jääma projekti algsesse ulatusse minimaalse kõrvalekaldega plaanist.
# 4 - projekti planeerimise tööriista kasutamine
Projekti jälgimiseks ja kontrollimiseks tuleks rakendada kaasaegsete tööriistade kasutamist, näiteks Gantti exceli diagramm või projekti jälgimismall, et projektijuht oleks teadlik projekti igast etapist ja kulude ületamise võimalustest.
Järeldus
See on vältimatu stsenaarium, mis seisab silmitsi iga ettevõtte või projektiga, kuid kuidas seda minimeerida või seda leevendada, sõltub palju juhtkonnast või projektijuhist. Ennetav lähenemine aitab ettevõttel nõuetekohase planeerimise ja prognooside põhjaliku analüüsiga vähendada kulude ületamise võimalusi.
