Juhtimisauditi määratlus
Juhtimisaudit tähendab juhtimise auditit, kus juhtkonna tulemuslikkuse ja edasiliikumise hindamiseks parimate otsuste tegemise protsessis kasutatakse erinevaid vahendeid. Siinkohal keskendutakse juhtkonna otsuste tegemise kvaliteedile, selle asemel et keskenduda operatiivsetele aspektidele.
Juhtimisauditi eesmärgid
# 1 - õigete strateegiate väljatöötamine
Meeskond peab tagama juhtkonna võime, kas tal on nõuetekohased strateegiad parema otsuste tegemiseks vajaliku teabe saamiseks, meeskond tagab jällegi ka selle, kas kogutud andmed on organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks probleemideta piisavad. Tavaliselt on strateegiad mis tahes asutuste eesmärkide saavutamise võtmeks.
# 2 - nõutava sisekontrolli rakendamine
Auditimeeskond peaks kontrollima organisatsiooni sisekontrolli tõhusust juhtkonna puuduste kõrvaldamiseks. Kui rakendatud sisekontrollid pole piisavalt tõhusad, põhjustab see protsessis tarbetuid probleeme.
Näide: Ettevõtte tagasimaksepoliitikas kontrollib kõigepealt raamatupidaja dokumente ja seejärel vaatab vanemraamatupidaja samad dokumendid üle. Lõpuks maksab kassapidaja sularaha, mis tagab tehingu kolmekordse kontrolli. Siin on sisekontroll nii tugev, et see väldib igasugust sularahaga manipuleerimist.
# 3 - õigeaegne aruannete loomine
- Juhtimisauditi meeskond peaks kinnitama, kas juhtkond seadis aruannete õigeaegseks koostamiseks ja esitamiseks õige kontrolli.
- Aruannete loomist nimetatakse oluliseks vahendiks vigade tuvastamisel. Mõnikord toimib see ka vilepuhujana, et protsessi käigus suuremaid vigu kontrollida.
- Üldiselt peaksid auditi aruanded parandama korrapäraselt juhtimise tõhusust.
Juhtimisauditi kava ja täitmine
Järgmised on kavandamise ja teostamise etapid -
# 1 - korraliku personali määramine
Auditi käigus tuleks määrata juhtimisauditi raames kava täitmiseks õige isik. Õige selles mõttes, et ta peab olema ametialase kvalifikatsiooniga, asjatundlik ja kogenud auditiplaani täitmiseks ilma ebaselguseta.
# 2 - Auditi programmi koostamine
- Nõutavate dokumentide kogumine
- Poliitikate ja menetluste hindamine
- Strateegia jälgimine
- Raamatute ja muude tõendavate dokumentide kontroll
- Uurige olemasoleva teabega
- Päringud staabi / meeskonnaga
- Sisekontrolli jälgimine
- Tehingute ja nende tulemuste kontrollimine
- Teadusliku meetodi hindamine ja ülevaade (vajadusel)
- Aruannete koostamine koos lahendustega
# 3 - koolitusprogramm
Enne auditi läbiviimist tuleb meeskonnale anda korralik väljaõpe.
Näide: Ehitustööstuse juhtimisaudit eeldas teatud tüüpi hindamisoskusi ja tehnikat, mis tuleb enne teostamist pakkuda.
# 4 - ajamure
Iga auditiprogrammi kava tuleb täita täpse ajakava abil, et saada selle täpseid tulemusi.
Näide: tootmisprotsessi jälgimine võib tuvastada normaalse ja ebahariliku raiskamise, mis tuleks protsessi käigus läbi viia.
# 5 - auditi sagedus
Otsustusprotsessi käigus ilmnenud vigade leidmiseks tuleks sageli läbi viia audit.
Sageduste üle võib otsustada lähtuvalt äritegevuse laadist ning seda tuleb arvestada ka ärist ja selle tehingutest aru saamise kestusega
# 6 - aruanded lahendustega
- Tavaliselt koosneb auditiaruanne vigadest, mis katkestavad juhtkonna õige otsuse langetamisel.
- Meeskond peaks esitama oma järeldused koos probleemide lahendamiseks vajalike lahendustega.
- Igas aruandes tuleks üksikasjalikult analüüsida selle tagajärgi tulevikus.
Näide
M / s ICI infotehnoloogiateenused seisavad oma projektide tähtaegse lõpuleviimisega silmitsi palju vaevaga ning juhtimisotsuste ja sellega seotud protsesside viibimise tõttu tekkisid neil suured kahjud. Nad on hiljuti määranud audiitori, kes teeb juhtkonna ja nende otsustusprotsessi auditi.
Auditi põhjal on järeldused järgmised:
- Puudub nõuetekohane sisekontroll juhtkonnas, et projektid õigeaegselt lõpule viia;
- Puudub korralik suhtlus klientidega, et projektid õigeaegselt lõpule viia;
- Projektide lõpuleviimiseks puudub juhtkonna ja meeskondade vaheline koordineerimine.
- Sisekontrolli jaoks pole õiget aruannete genereerimise tarkvara;
Eespool nimetatud järeldused tuleb kõrvaldada, et tulevikus saada head tagasisidet.
Eelised
- Korralik strateegia ettevalmistamine ja kujundamine eesmärkide saavutamiseks.
- Sisekontrollide õige paigutamine tõhusaks otsuste tegemiseks;
- Juhtkonna otsustusprotsessi täiustamine;
- Juhtimise puuduste ületamiseks.
- Korralike inimressursside kasutamine.
- Väikseima kuluga või väiksema kahjuga vigade kõrvaldamine;
- Vältige ressursside, nagu mehed, materjalid, raha ja masin, ebatavalist raiskamist.
- Õigeaegsed tulemused viivitamata.
Juhtimisauditi läbiviimise raskused
- Investeeringute ja tehnoloogia puudumine - üldiselt võivad ettepanekud hõlmata suuri investeeringuid 4M-i ressurssidesse, näiteks meestele, masinatele, materjalidele või rahale, mis on enamiku organisatsiooni probleem. Mõnikord võib klassikaline protsess vajada tehnoloogilise värskendusega muutmist. Sellegipoolest võib organisatsiooni juhtkonnal või töötajatel olla probleeme uute või nõutavate värskenduste läbiviimisega.
- Juhtkonna puudumine muudatuste toetamiseks - organisatsiooni juhtkonnal võib paljudel põhjustel olla probleeme klassikaliselt protsessilt uuemale üleminekul.
- Töötajate käitumine on mõnikord probleem auditi plaani täitmisel, sest nad ei pruugi arutelude, intervjuude või järelepärimiste ajal vastu panna auditi jaoks tegeliku teabe esitamist. Nad tunnevad, et nende vead ilmnevad auditi käigus, kui nad esitavad auditi jaoks kõik vajalikud üksikasjad.
- Tegelemine tippjuhtkonnaga - see on probleem ka teatud olukordades, kus kõrgem juhtkond on auditiprotsessi vastu.
Järeldus
Auditiaruande järeldused ja soovitused peaksid andma organisatsioonile paremaid tulemusi, samamoodi tuleks leiud ka paremini aru anda, mis peaks vältima juhtkonna täiendavaid konflikte. Leidude soovitusi saab auditi meeskonna ja kõrgema juhtkonna vastastikuse mõistmise kaudu luua ettevõtte edukaks saavutamiseks.
Lõpuks põhineb auditi edukus pigem osalusel ja sõbralikul lähenemisel kui keskendumisel üksnes töötajate või juhtkonna ahistamisele nende vigade pärast.
