Mis on kolmepoolne sobitamine?
Kolmepoolne sobitamine on mõiste, mille kaudu saab volitamata ostutehinguid jälgida ristkontrolli abil kolmel viisil, nimelt tellimuse (ostutellimuse) kinnituse saamine, tellimuse kättesaamine ja teavitamise teel koostatud arve kehtivus. volituste välistamiseks ja sisekontrolli tõhustamiseks.
Selgitus
Suured organisatsioonid ostavad laoseisu tavapärase töökorraga vastavalt organisatsiooni poliitikale. Seega on topeltkontroll volitamata tehingute piiramiseks vajalik. Kehtivate tehingute lubamine on kontrollimeede. Kolmesuunalises menetluses kontrollitakse peamiselt ostusid ristkontrolli abil. Kui mõnes etapis on viga, ei saa summat arve vastu võtta enne, kui viga on kõrvaldatud kinnituse saamise või tarnijalt parandatud arve saamise teel. See on ka üks riskijuhtimismeetodeid, kuna tuleb kontrollida ohtu, et maksate kõrvalistele isikutele või võltsarvetelt. Mõnikord muutub see pikaks protseduuriks, kuid see on kõige tõhusam viis riski maandamiseks.
Kolmesuunaline sobitamisprotsess
- Standardne ostukorraldus hõlmab tellimist, kui laos on tellimuste tase, pakkumise saamine, pakkumiste töötlemine ostuosakonnale ja pärast seda otsustab ostuosakond, millise tarnija juurest ost sooritatakse hinna, kvaliteedi ja maine põhjal tarnija väljastamine ja seejärel ostutellimuse väljastamine.
- Ostutellimuse alusel tuleb ostud teha. Pärast ostutellimuse kättesaamist väljastab laohalduse osakond kviitungi tellimuse ja seejärel edastab ostuosakond arve raamatupidamisosakonnale sama raamatupidamise jaoks.
- Pärast seda antakse arve autoriseerimiseks ja seejärel kassasse või sularaha osakonda tarnijale tasumiseks.
Enne makse lubamist kasutab maksega seotud isik kolmepoolset sobitamisprotsessi.
Kolmesuunaline sobitamisprotsess hõlmab järgmist:
# 1 - ostutellimuse kontrollimine
Ostutellimus tuleb kontrollida ostuosakonnast, et kontrollida tarnija nime, kuupäeva, kogust, aadressi, makseteavet ja summat.
# 2 - tellimuse kviitungi kontrollimine
Pärast ostutellimuse kontrollimist kontrollib sularahaosakond laoosakonnalt tellimuse kättesaamist, et see vastaks kauba kogusele vastavalt arvele ja laovaruosale.
# 3 - kinnitamine kontode osakonnast
Pärast kontrollimist varude osakonnas tuleb raamatupidamises kirjet kontrollida, et kontrollida raamatupidamises kirjendatud summat ja kogust.
Kui arve vastab kõigile kolmele kontrollimise etapile, tuleb autoriseerida ainult makse ja arve on inhaleeritud.
Näide kolmepoolsest sobitamisest
OÜ Ostuosakond annab Mehhikost ABC & Co.-lt 3000 tükki aktsiate ostmiseks tellimuse ja tükihind on 100 dollarit. Tellimus esitatakse. Tellimus saadi kätte, kuid suure koguse tõttu ei kontrollinud laopidaja tellimuse kättesaamise ajal ristkontrolli. Kuid pärast kontrollimist leiti, et laekus ainult 2850 tükki ja arve antakse raamatupidamisosakonnale raamatupidamise ja raamatupidamise osakonna jaoks, mis annab selle arestimiseks kassasse. Kas määrata kolmepoolse kontrollimise kord?
Lahendus:
Enne maksearve kinnitamist peaks isik kasutama järgmist protseduuri:
1. ostuosakonna kontroll:
Ostutellimust tuleb kontrollida, kas tellimus esitatakse vastavalt ostutellimusele või mitte. Käesoleval juhul sobitatakse kolmepoolse sobitamise esimene samm, st tellimus esitatakse vastavalt ostutellimusele.
2 - kontroll inventuuri osakonnast:
Volitatud isik kogub arvud inventuuri osakonnast. Sel juhul laekub vaid 2850 tükki inventari, mistõttu arvet ei saa maksmiseks lubada. Volitatud isik annab inventuuri osakonnale korralduse parandada tarnija arve.
Inventuuriosakond võtab seejärel muudetud arve väljastamiseks ühendust ABC & Co volitatud isikuga. Pärast muudetud arve kättesaamist tuleb sama anda ka raamatupidamisosakonnas paranduste tegemiseks.
3 - Kontrollimine kontode osakonnast või raamatupidamisdokumentidest:
Pärast tarnijalt parandatud arve kinnitamist peab volitatud isik seda raamatupidamisdokumentidega kontrollima ja lõpuks, vastavalt sammudele ja muudatustele, volitab volitatud isik arve tasuma.
Nii tuvastatakse ja parandatakse lühike kviitung.
Kolmesuunalise sobitamise kasutusalad
- Kolmel viisil kasutatakse sobitamisprotsessi suurtes organisatsioonides.
- Seda kasutatakse ka seal, kus erinevad osakonnad tegelevad erinevate funktsioonidega.
- Seda kasutatakse juhul, kui organisatsioon tegeleb mitme toote tootmisega.
- Seda kasutatakse juhul, kui vastutus on antud äsja ametisse nimetatud töötajatele.
- Seda kasutatakse juhul, kui enamik makseid tehakse sularahas.
- Seda kasutatakse ka juhul, kui on kaasatud personali kvalifitseerimata töötajad.
Eelised
Erinevad eelised on järgmised:
- See tagab, et makse tehakse õigele isikule kehtiva arve ja saadud laoväärtuse alusel.
- See tagab organisatsioonis nõuetekohase kontrolli.
- See minimeerib või piirab volitamata makseid.
- Sularaha kolmepoolse sobitamise kaudu tuleb omastamist kontrollida.
- Kolmesuunalise sobitamise käigus saab vigu hõlpsasti tuvastada.
- See tagab, et sama arvet ei maksta mitu korda.
- Protsess edendab töötajate vastutust.
- Kolmepoolse protsessi kaudu tuleb teavet kontrollida; seega saab sellest täpne teave ja seda saab kasutada tulevaste otsuste tegemisel.
Puudused
Erinevad puudused on järgmised:
- Kolmesuunaline sobitamine hõlmab mitmekordset kontrollimist ja erinevate dokumentide kogumist; seega on protsess pikk ja aeganõudev.
- Pika protsessi tõttu ja maksete hilinemise tõttu võivad olla maksete hilinemise ja karistuste kandmise võimalused.
- Tarnijasuhted võivad hilinenud maksete tõttu rikkuda.
- Pika protseduuri tõttu ei saa ennetähtaegsete maksete puhul allahindlusi kasutada.
Järeldus
Kolmesuunaline sobitamine on võlgnevuste kontrollimise protseduur, mille kaudu võlgade kolme etapi abil kontrollitakse. Siin tuleb esimese etapi ostu korral kontrollida tellimust, seejärel koguda ja kontrollida varude osakonna arvandmeid ning lõpuks kontrollida seda raamatupidamiskannetest. Pärast kõigi kolme taseme kontrollimist volitab autoriseerija maksma arve. See protseduur on aga pikk. Seetõttu on see aeganõudev ja samal ajal ei saa pika menetluse tõttu kasutada ennetähtaegsete maksete allahindlusi.
