Mis on avansisüsteem?
Avansisüsteem on finantsarvestuse süsteem, mis on loodud sularaha kasutamise jälgimiseks ja dokumenteerimiseks. Kõige tavalisem näide hõlmab väikekassasüsteemi, mis arvestab kõiki väikseid sularahatehinguid, et säilitada fondis tasakaal, mis võrdub väikeste sularahalaekumiste ja täiendava sularahaga, mis on fondi alles.
Näited
A OÜ soovib luua reservi kõigi oma väikeste sularahatehingute hoidmiseks. OÜ haldusosakonnana juhinduge sama ametlike protseduuride abil, mille abil ta saab luua väikese raha fondi. Sularaha ettemakse süsteem on üks levinumaid avansisüsteemi tüüpe, mida kasutatakse väikeste tehingute registreerimiseks ajal, mil kasutajatel on tšekkide vähendamine ebamugav või ebapraktiline.
Väikeses sularahakontol hoitakse tavaliselt ettemääratud sularahasummat, mida saab kasutada erinevatel eesmärkidel, näiteks töötajate kulude hüvitamiseks, väikeste kulude tasumiseks jne. OÜ võib luua väikese sularaha fondi, tunnustades ja registreerides kõiki väikseid sularahatehinguid järgmiste sammude abil-
- Väikese sularaha fondi loomiseks eraldatakse eelnevalt kindlaksmääratud summa sularaha. See konto on eraldi registreeritud organisatsiooni pearaamatus.
- Järgmises etapis peab ettevõte tuvastama kõik oma nominaalkulud, mis makstakse sularahaga, ja vastavalt kõik need süsteemis kviitungitega dokumenteerima.
- Eelnevalt kindlaksmääratud tasakaalu säilitamiseks peab ettevõte aeg-ajalt lisama oma väikekassat.
- Ettevõte peab väikekassat regulaarselt jälgima, et eeldatava sularaha summa ja tegeliku sularaha summa vahel ei oleks võimalikke lahknevusi.
- Haldusosakond peab vasturääkivuste avastamiseks läbi viima asjakohase uurimisprotsessi.
Ettemakse süsteemi eelised
# 1 - pettuste tuvastamine
Impresti süsteem välistab volitamata kulutamise võimalused, kuna vahendid on määratud eelnevalt kindlaksmääratud eesmärkidel. See muudab vastutasuks kulude jälgimise ja lahknevustest teatamise palju lihtsamaks, mis lõppkokkuvõttes aitab pettuste avastamisel ja pigem nende kõrvaldamisel.
# 2 - vigade vähendamine
Kassapidaja vaatab väikekassaraamatut sagedaste ajavahemike järel üle ja kui selles on mõni viga või viga, saab sama hõlpsasti jälgida ja parandada.
# 3 - väikekulude reguleerimine
Väikekulusid hallatakse avansisüsteemi seatud piiridega, mistõttu on väikekassapidajal peaaegu võimatu kulutada rohkem kui kontol olev väike raha.
# 4 - vähendab peakassapidaja koormust
Väike kassaraamat vabastab nii kassaraamatu kui ka peakassapidaja väikeste ja nominaalsete kulude arvestamise koormast.
# 5 - lihtne ja kiire meetod
Võrreldes teiste meetoditega on see liiga kiire, lihtne, juurdepääsetav ja mugav samal ajal. Meetodit saab kiiresti kasutada töötajate ostmiseks vahendite eraldamiseks. See on üks parimaid nominaalsete ostude sooritamise tuntud meetodeid.
# 6 - lepituse lihtsus
Väikese sularaharaamatu lepitamine on ka lihtne ja keeruline.
Avansisüsteemi puudused
# 1 - aegunud süsteem
Väike kassaraamat on suures osas aegunud ja ebaefektiivne süsteem ning see ei vasta ettevõtte praeguste nõuete vajadustele ja ootustele. Nüüd on ettevõtetel saadaval paremaid alternatiive, nagu ettemakstud kaardid, mis on spetsiaalselt loodud tänaseid vajadusi ja nõudeid silmas pidades.
# 2 - ebamugav suuremate kulude jaoks
Impresti süsteemi kasutamise üks peamisi puudusi on see, et see põhjustab suuremate kulude jaoks tohutut ebamugavust. Süsteem on väga ühilduv ja mugav väiksemate kulude jaoks, vastupidiselt suuremate kulude jaoks.
# 3 - Raamatupidamisvead
Kuna nominaalsete sularahakulude jälgimiseks puudub sekundaarne dokumentatsioonisüsteem, ei saa väikeste kassasüsteemide arvestusvigade võimalust eitada.
# 4 - ülekulu
Iga nominaalse tehingu kulupiirangute määramata jätmine võib organisatsiooni isegi ohustada ostude ületarbimisega.
# 5 - vargus
Asjakohaste kontrollide puudumisel võivad töötajad ettevõtte väärkasutuse kontot kuritarvitada ja sularaha väljavõtmine muutub keeruliseks.
# 6 - omastamine
Piisava kontrolli puudumisel on suur tõenäosus, et ettevõtte töötajad omastavad sama, kuna väike raha on likviidne vara.
Olulised punktid
- Tavaliselt jälgivad väikseid rahalisi vahendeid haldurid, kes aitavad kontode haldamisel ja väljastavad sularaha ettevõtte töötajatele. Vastutasuks esitab viimane sellised äritegevusega täielikult seotud kviitungid.
- Väikesed rahalised vahendid moodustatakse eelnevalt kindlaksmääratud summaga ja vastavalt kirjendatakse see ka majandusüksuse pearaamatus.
- Organisatsiooni haldusosakond vastutab väikeste kassaraamatute haldamise eest.
- Kõik kulutused, mis makstakse väikeste rahaliste vahendite arvelt, tuleb tingimata dokumenteerida koos laekumistega.
- Avansisüsteemi saab kasutada ka töötajate palgaarvestuse, dividendide, stiimulite, preemiate, preemiate ja sõidukulude katmiseks.
Järeldus
- Väike sularahakonto on laialdaselt kasutatav Impresti süsteem, kus registreeritakse nominaalkulud. Väike sularahasüsteem on sirgjooneline ja kasutajasõbralik meetod, mis võimaldab kõiki kulutusi täiendada. Eelnimetatud süsteem võib organisatsiooni aidata mitmel viisil.
- Organisatsioonid saavad kasutada väikekassasüsteemi vigade vähendamiseks, pettuste kõrvaldamiseks, väikeste kulude kontrollimiseks, vanemate kassapidajate koormuse vähendamiseks ja mis veel.
- Kuid süsteemi Imprest kasutajad peavad olema teadlikud ka selle mitmetest puudustest, nagu varguse, omastamise, ülekulutamise võimalused jne, ja kasutama seda vastavalt. Seetõttu peavad organisatsioonid kujundama poliitika, mis määrab sularahaga ümberkäimise kõigi sellega seotud probleemide vältimiseks.
