Grupeerige andmed Excelis
Mida rohkem andmeid teil on, seda rohkem segadust see lõplikus kokkuvõtte lehel tekitab. Näiteks kui kuvate igakuiseid müügiaruandeid erinevatest kategooriatest ja kui kategooriaid on liiga palju, siis ei näe me kokkuvõtte täielikku vaadet ühes aknaraamis. Kui kokkuvõte ületab rohkem kui ühte aknaraami, peame teise kuu numbrite nägemiseks alla kerima või kerima, nii et sellistel juhtudel on mõistlik andmed rühmitada. Selles artiklis näitame teile andmete Excelis rühmitamise viise.
Liiga palju alamkategooria ridu võib olla ülekaalukas ja väga keeruline lugeda; see suurendab vale lugemise võimalust. Hea on see, et Excel on paindlik ja saame andmeid grupile korrastada, et luua täpne kokkuvõte, lisades märke PLUS või MINUS.
Kuidas andmeid Excelis rühmitada?
Näide 1
Allpool on toodud igakuise müügikokkuvõtte kokkuvõte ettevõtte erinevatest kategooriatest.
Nagu ülal näete, nägime ühe lehe vaates ainult kahe kuu kokkuvõtet. Teiste kuude kokkuvõtte nägemiseks peame lehe paremale kerima, et näha kokkuvõtte nägemiseks teisi ülejäänud kuusid, kuid andmeid rühmitades näeme ühe lehe vaates nagu allpool.
Ok, lubage mul näidata teile, kuidas grupeerida esimese kuu alamkategooriate jaotus.
- 1. samm: valige veerud, mida peame rühmitama; selles näites peame rühmitama alamkategooriate jaotamise veerud ja nägema ainsat kuu kogumahtu, seega peame valima ainult alamkategooriate veerud.
- 2. samm: pärast rühma veergude valimist minge vahekaardile Andmed; vahekaardi Andmed üldkategooria all on meil valik "Rühm".
- 3. samm: klõpsake Exceli rühma „Group” rippmenüül ja valige uuesti „Group”.
Kohe, kui valite valiku „Rühm”, näeme valitud veerge rühmitatuna.
Klõpsake ikooni “Miinus”, et näha ainult kuu jagu.
- 4. samm: samamoodi valige teise kuu veergude veerud ja rühmitage andmed.
- 5. samm: üks näpunäide on see, et te ei pea iga kord vahekaardil DATA klõpsama valikul „Group”; pigem kui esimese kuu grupeerimine on läbi, valige teise kuu veerg ja vajutage klahvi F4, et eelmist ülesannet veel kord korrata.
Nagu see kordus, on andmete rühmitamiseks iga kuu toimingud.
Seega, kui tahame näha konkreetse kuu alamkategooriate jaotust, peame rühmitatud veergude vaate laiendamiseks klõpsama lihtsalt ikooni PLUS ikoonil.
Näiteks kui ma tahan näha alamkategooriate jaotuse väärtusi “märts”, siis peame klõpsama ikooni “PLUS” sümbolil.
Veergude rühmitamiseks klõpsake miinusmärki.
Näide 2 - otseteeklahv andmete rühmitamiseks
Otsetee on viis Exceli tootlikkuse suurendamiseks, seega rühmitage andmed otseteeklahviks.
Grupi valitud andmete otseteeklahv on ALT + SHIFT + paremnool.
- 1. samm: kõigepealt valige grupeeritavad veerud.
- 2. samm: nüüd vajutage otseteeklahvi ALT + SHIFT + paremnool.
Näide # 3 - vaadake ahendatud (laiendatud) ja rühmitatud andmeid kiiresti
Nagu me eespool tegime, saame andmed grupeerida, et Excelis kuvada ühe lehe kokkuvõte või ühe aknaraami kokkuvõte. Kui koondame töölehe vasakus ülanurgas olevad andmed, näeme taseme nuppe.
Kui klõpsate esimese taseme nupul, st "1", näeme andmeid "Rühmitatud"; kui klõpsame taseme nupul “2”, näeme laiendatud andmeid.
Asjad, mida meeles pidada
- Grupeerimine on viis, kuidas kuvada ainult põhiandmeid.
- Exceli andmete rühmitamise ajal peame valima kõik andme veerud, mis meil on vaja rühmitada, ja välja jätta veerg, mida tuleb vaadata.
- Valitud andmeveerude rühmitamise otseteeklahv on ALT + SHIFT + paremnool.
