Exceli tööjaotuse struktuur
Exceli tööjaotuse struktuuri (WBS) kasutatakse erinevate ülesannete ja projekti tegevuste järjestuse, ressursside ajakava visuaalseks kajastamiseks projekti planeerimisel. See võimaldab meil projekti jagada või hallatavamateks osadeks jaotada, liigitades projekti ülesanded sündmuste hierarhiasse, mis jagunevad edasi reaks ülesanneteks, mille täitmiseks ei sõltu muud ülesanded. Samuti kasutatakse seda iga ülesande täitmiseks sobiva varustuse, kulude, materjalide, tööjõu ja aja kestuse määramiseks.
Kuidas Excelis tööjaotuse struktuuri luua?
Näide 1
Exceli tööjaotuse mallide jaoks on saadaval mallid. Nende mallide abil saame luua kahte tüüpi tööjaotuse struktuuri:
Puu struktuur
See struktuur näeb välja järgmine:
Tabelvaade
See näeb välja järgmine:
1. samm: sisendite kogumine
Enne WBS-i loomist on vaja mitut sisendit. WBS-i sisendid koosnevad:
- Projekti ulatuse avaldus: see on projekti ülesannete ja tulemuste üksikasjalik kirjeldus
- Nõuete avaldus: see on edastatud tulemuse üksikasjalik kirjeldus
- Organisatsiooni protsessivara: see hõlmab organisatsiooni poliitikaid, juhiseid, malle, protseduure ja plaane
- Projekti ulatuse juhtimiskava: see on dokument, mis aitab mõista, kuidas saab projekti ulatuse muudatusi lahendada
2. samm: meeskonna ja sidusrühmade kogumine
See samm hõlmab selle tuvastamist, kes aitab WBS-i luua. See nõuab koostööd meeskonnaliikmetega. Näiteks saavad meeskonnaliikmed aidata üles kirjutada kõik projekti lõpuleviimiseks vajalikud ülesanded.
3. samm: WBS-i esindatuse ja lähenemise kindlaksmääramine
Esitus võib olla tabelvaade või puustruktuur, nagu eespool kirjeldatud. Näiteks konkreetse projekti puhul on WBS-i kaks vaadet järgmised:
4. samm: määratlege peamised tulemused ja tasemed
See hõlmab peamiste väljundite jaotamist lisakomponentideks ja tasemeteks. WBS-is on kolm taset. Esimene neist on tervikprojekt, teine sisaldab kõiki projekti lõpuleviimiseks vajalikke tulemusi ja kolmas sisaldab jaotust või jaotust väiksemateks osadeks nagu tööpaketid. Tööpakettidega on seotud reegel, st neid ei tohiks täita vähem kui 8 või rohkem kui 80 tunni jooksul. Seda reeglit 8/80 rakendatakse ainult tööpakettidele, kuna need on elemendid, mis määratakse meeskonna liikmele koos määratud tähtajaga.
5. samm: 100% reegel
See reegel ütleb, et WBS-i igal jaotuse tasemel peavad olema kõik edastatavad elemendid, mis esindavad 100% tema põhiedastusest. See reegel on hädavajalik duplikaatide puudumise tagamiseks. Selleks on vaja tagada, et kõigi WBS-i väljundite summa moodustab 100% kogu projektist. Optimaalsete tulemuste saamiseks tuleks kõikidele alatasanditele rakendada 100%.
6. samm: numeratsiooniskeem
Pärast WBS-i komponentide määratlemist määratakse igale komponendile number, millele võib viidata kui WBS-i ID-le. See tähistab WBS-i struktuuri asukohta, kuhu paigutatakse kõik WBS-i tasemed. Esimesel tasemel peaks esimene number või ID olema 1 ja järgnevad komponendid nummerdatakse järjestikku. Näiteks määratakse esimesele alataseme elemendile 1.1, teistele alamtaseme elementidele 1.1.1. 1.2 määratakse teisele esimese taseme alamelemendile.
7. samm: WBS-i sõnastik
See on dokument, mis kirjeldab kõiki WBS-i elemente.
Nii et pärast kõiki neid samme sooviks WBS-i mall allpool:
Ülesannete kirjeldusi saab taandada kas käsitsi, kasutades vahekaardi „Kodu” nuppe „Taane”, või tingimuslikku vormindamist. Teine lähenemisviis võib olla loendi loomine, milles ka nummerdamisskeem on osa ülesande kirjeldusest, nii et täiendavat taanet pole vaja.
Näide 2
Projekti lagundamisel seadistasime nüüd andmetele juurdepääsuks või nende vastuvõtmiseks Exceli. Vaatame nüüd allpool, kuidas saame Excelis ühe sellise malli luua:
1. samm: looge ülalt allpool olevad veerud:
- Ülesande ID
- Ülesande kirjeldus
- Eelkäija
- Omanik
- Roll
- % Valmimine
- Algus kuupäev
- Lõppkuupäev
- Kohaletoimetamine
2. samm: pärast nende veergude loomist tuleb lahtrid vormindada. Esiteks vormindame lahtri ülesande ID. Selle vormindamiseks toome kõigepealt esile veeru, mis on määratud ülesande ID numbritele, klõpsates veeru ülaosas oleval tähel. Paremklõpsake valitud veerul ja valige seejärel "Vormindage lahtrid" -> "Number" ja määrake kümnendkohad kümnendkohtadeks. Järgmisena vormindame veeru: Eelkäija, mis jälgib ülesande sõltuvusi. See tuleb seadistada samamoodi nagu 'Task ID'. Sisestatud kuupäevade aktsepteerimiseks tuleb määrata alguskuupäev ja lõppkuupäev.
3. samm: sisestage andmed.
4. samm: Järgmisena võime kasutada mitmesuguste ülesannete jaoks tingimuslikku vormindamist, näiteks ütleme, et soovime esile tõsta konkreetse saadetisega seotud või konkreetsele liikmele määratud ülesandeid või ülesandeid, mis on määratud kindla ajavahemiku jooksul
5. samm: näeme ka veergu nagu „% täitmise graafiliselt” esitavat funktsiooni „andmeriba”. Sellele funktsioonile pääseb juurde rippmenüüs „Tingimuslik vormindamine”.
Asjad, mida meeles pidada
- Tõhusa WBS-i loomiseks tuleks verbide asemel kasutada nimisõnu, et hoida keskendumist väljunditele.
- Projekti ulatuse seoste illustreerimiseks tuleks kasutada hierarhiat või puustruktuuri.
- WBS-i taseme uurimisel tuleks järgida 100% reeglit.
- WBS peaks olema üles ehitatud kõigi liikmetega koostöös.
- WBS-i tipptase esindab lõppprojekti.
- Iga ülesande kestus ei tohiks olla pikem kui 10 päeva.
- Iga ülesanne peaks olema ainulaadne ja seal ei tohiks olla duplikaate.
- See võib aidata üksikasjalikku kulude hindamist.
