GRN täisvorm - kauba kättesaamise märkus
GRN-i täielik vorm on kauba kättesaamise märkus. GRN viitab äridokumendile, mille klient täidab kauba kättesaamise ajal müüjalt, et kinnitada kõigi kaupade kättesaamist, nagu asjaosalised on kokku leppinud, ja seda võrreldakse sageli ostutellimusega (PO ) enne makse väljastamist kauba müüjale.
GRN omadused
Tootmis- ja muud tüüpi organisatsioonides, kus korraldusprotsess hõlmab kauba transportimist ühest kohast teise või välisturult lattu transportimist, on kauba kättesaamise teatel väga oluline roll. Mõnikord võib töötlemisaeg olla tavapärasest aeglasem, mida saab jälgida kauba kättesaamise teatest.
Üks kauba kättesaamise teatise oluline omadus on see, et kui kaupa poodi veetakse, võtab kaupluse juhataja selle dokumendi tõendiks selle kohta, kas kaup vastab nõutavale kogusele, kas märkuses kirjutatud nõutav kogus on tegelikult saadud või mitte. Seega saab kauba kättesaamise teade tõendiks ja kontrolljäljeks.
Mis peab sisalduma kauba kättesaamise märkuses?
Tavaliselt on organisatsioonis kauba kättesaamise märkuse eeltrükk kaupluse osakond. Seetõttu peaks juhtkond neid korralikult koolitama kauba kättesaamise märkesse lisamise osas. GRN-i lisatavate oluliste asjade kohta on koostatud järgmine loetelu:
- GRN-i ülaosas on näidatud kauba tarnija nimi.
- Sellele järgneb väljastamise kuupäev ja kellaaeg ning kaupluse osakonna kauba kättesaamise kuupäev ja kellaaeg.
- Kauba transportimise ja kauba kohaletoimetamise koha õige aadress koos õige PIN-koodiga.
- Transporditava kauba kirjeldus ja iga tooteliigi kogus, määr ja kauba hind.
- GRN-i lõpeb nii tarnija kui ka kaupluse juhataja volitatud töötajate allkiri ja nimi ning ametnik, kes peaks kauba vastu võtma.
GRN protsess
GRN-i protsess on järgmine:
- Arve ja väljakutse kättesaamine ning kauba poodidesse mahalaadimine.
- Vastuvõetud kaupade arvu füüsiline kontroll koos kauba kirjeldusega.
- Kui kaubad on vaidlustatud või neid on vähe, võetakse puudujäägi saamiseks ühendust tarnijaga.
- Pärast koguse kontrollimist tehakse kvaliteedikontroll.
- Challan teeb kinnituse ja saadab selle tarnijale.
- Pärast ülaltoodud sammu koostab vastuvõttev osakond GRN-i viies eksemplaris. Nende jaoks originaal ja ülejäänud ostuosakonnale, raamatupidamise osakond, üks kaupluse juhatajale ja üks ostutaotluse esitanud isikule.
- Selle põhjal tehakse kanded kaupluste pearaamatutesse.
Tähtsus
- Mis tahes raamatupidamisosakonna jaoks on kauba kättesaamise teade oluline dokument, kuna see täidab raamatupidamise objektiivsuse põhimõtet. Kõik raamatupidamisraamatute kanded peavad tingimata olema tõendatud dokumentaalsel kujul.
- Enne toodete müüjale tasumist kontrollitakse kaupu GRN-is. Samuti peab organisatsioonis vigade ja pettuste tõenäosuse vähendamiseks kontrollima ühe inimese tööd ja üks inimene ei ole seotud rohkem kui ühe pideva protsessiga. Seetõttu kontrollivad GRN-i tõttu korraldustööd erinevad inimesed.
- Kuna kauba tegelikku kogust kontrollitakse kauba kättesaamise teatega, makstakse ainult tegelikult saadud kauba eest. Seega välditakse valesid makseid.
- Selles dokumendis on oluline roll ka tarnijal. Tarnija saab GRN-i abil tõendada, et kaubad on saadetud nende otsast, kuna GRN on ametlik juriidiline dokument ja seda saab kohtus tõendina aktsepteerida.
Kauba kättesaamise märge vs kauba saatmise teade
Järgnevad erinevused saadetud kauba ja kauba saatelehe vahel:
- Tarnija lähetusosakond tõstab kauba saatmise (GDN), samal ajal kui ostja vastuvõtjaosakond valmistab kauba kättesaamise märkuse.
- Ilma tõstetud GDN-ta ei saa tarnija raamatupidamisosakond arvet tõsta, samas kui ilma GRN-ta ei saa ostja osakond makseid teha ega raamatupidamisse kanda.
Kasu
Märkme saanud kaupade eelised on järgmised:
- See toimib tõendusmaterjalina audiitorite jaoks ja on seetõttu kaasatud kontrolljälgede menetlustesse.
- GRN näitab tegelikku saadud kogust ja seega on võimalik tuvastada tarnijatele suurema makse kadu.
- See on tarnekindel. See on juriidiliselt täidetav dokument ja selle saab esitada kohtus.
- Logistikameeskonna töötajad saavad vastutuse vigade või pettuste korral, kuna kogus peaks alati vastama GRN-i kogusele. Meeskonnas luuakse vastutustunne ja erksus.
- Suuremate ettevõtete finantsosakonnad saavad seda dokumenti kasutada võrdluseks, kui palju kaupu tellitakse ning kui palju on tegelikult laekunud ja raamatupidamisse kantud.
Järeldus
GRN on noodi saanud kaupade lühend. Nagu nimigi ütleb, sai kaup kliendilt või ostjalt müüjalt kinnituse kauba kättesaamise kohta, mille ostja täidab kauba reaalsel kättesaamisel. See on ametlik juriidiline dokument ja seda saab kohtus tõendina aktsepteerida.
