Mis on kulude juhtimine?
Kulude juhtimine on hinnangute alusel töötava ärijuhtimise lahutamatu osa, kus mitmesugused tegevused, näiteks andmete kogumine, andmete ja mehhanismide analüüs, protsessi hindamine ja sündmustest teatamine, viiakse läbi nii, et otsustaja saab planeerida ja kontrollida organisatsiooni eelarvenõudeid ning seeläbi võimaldada otsustajal otsustada, kas projekti saab lõpule viia määratud aja jooksul ja kindlaksmääratud eelarve piires.
Selgitus
- Enne kuluhalduse teemaga tutvumist tutvustagem kiirelt pilgu teemal „mis on kulu“. Nüüd ei ole “kulu” muud kui raha mõõtmine (materjalides), materjalid, ressursid, tarbitud aeg (tunnid või päevad või nädalad või kuud), risk ja võimalused toote tootmisel või tarnimisel unustatud. See tähendab, et see on summa, mis maksti või loobuti millegi omandamise eest.
- Tulles tagasi teema juurde, siis see on toote valmistamise või teenuse osutamisega seotud kulude erinevate komponentide haldamine.
- Juhtimisprotsessi eesmärk ei ole kulude vähendamine, vaid kulude vähendamine ainult kuni etapini, kus toote kvaliteeti ei kahjustata.
Funktsioonid
- Planeerimine: siin raamitakse plaan või eesmärkide kogum. Raamistik sisaldab eelarveid, standardeid või hinnanguid.
- Suhtlus: siin edastatakse ülaltoodud plaan neile, kes kavatsevad plaani tegelikult ellu viia.
- Motivatsioon: siin hinnatakse plaani selle toimivust.
- Hinnang: võrreldakse etteantud sihtmärkide ja tegeliku tulemuslikkusega.
- Otsuste tegemine: siin võetakse parandusmeetmeid või vaadatakse üle eesmärkide kogum, sõltuvalt ülesande nõudest.
Protsess
# 1 - ressursside eraldamine
Siin selgitame välja tulevased ressursivajadused sõltuvalt töö ulatusest. Põhieesmärkide saavutamiseks on vaja ressursse nagu füüsiline, rahaline, inimressurss ja teave. Enamikul juhtudel on inimressursid ülimalt olulised. Teisalt vajavad vähesed ülesanded materjali ja kulumaterjalide kasutamist. Kuid automatiseeritud tööriistad võivad väheseid ülesandeid täita, mis ei pruugi vajada inimese sekkumist.
# 2 - kulude prognoosimine
See on projektis kasutatavate ressursside koguse, maksumuse ja hinna prognoosimine. See hõlmab mitmesuguseid tehnikaid, mille korral projekti mittefinantsteave teisendatakse finantsteabeks. Selliseid väljundeid kasutatakse peamiselt projekti kogumaksumuse kavandamise ja analüüsimise sisenditena.
# 3 - kulude eelarvestamine
See on kulude hindamise lahutamatu osa. Kuid kulude eelarvestamisel jaotatakse kogukulu kulukontodele. Seejärel võetakse kulukontroll võrdluse aluseks kulude kontrollimisel. Samuti on kuluarvestusel sekundaarne eesmärk, st toetada kuluarvestuse protsessi. Iga kulu eelarvesse lisamine on vajalik, kuna tootmisprotsess on ajaliselt piiratud. Oluline on käsitleda ka rahavoogude piiranguid.
# 4 - kulude kontroll
Variatsioonide võrdlemiseks ja hindamiseks kasutatakse ülaltoodud alust (st kulukontosid). Analüüsitakse erinevusi, et haarata võimalikult vähe kulusid, ilma et see kahjustaks organisatsiooni lõpptoote kvaliteeti. Kulutusi ja sooritusi jälgitakse võrreldes projekti edenemisega. Dispersioonide põhjal võetakse eelarve ületamise vältimiseks sobivad ja parandusmeetmed. Tegeliku kulu tekkimisel aitab variatsioone analüüsida kulude juhtimise mehhanism.
# 5 - võrdlusuuringud
Võrdlusuuring tähendab minimaalset eesmärki, mis tuleb saavutada. Võrdlusuuringud ei ole muud kui andmed kõige edukamate tegevuste või ülesannete või inimeste kohta. Võrdlusuuring aitab tõsta projekti üldist tulemuslikkust ja seeläbi projekti väärtust. Võrdlusnäitajaid saab vahetada ka kahe projekti vahel, kusjuures üks projektidest on kõigis olulistes aspektides täielik.
Kuluhalduse võtted koos näidetega
Heidame pilgu nendele tehnikatele koos näidetega:
Neid tehnikaid kasutatakse kulude haldamiseks. Võtame alljärgneva näite sihtkulude kohta:
Ettevõte soovib turule tuua uue toote nimega “DD” (frantsiisivõtja). Ettevõte peab maksma frantsiisivõtja omanikule 15% autoritasu müügihinnast. Eeldatav müügihind = 100 dollarit üksuse kohta ja kasumiprotsent on 25% müügihinnast. Kulude üksikasjad on järgmised:
Küsimus on sihtkulude ja võimaliku kulude vähendamise määramine.
Lahendus
- Arvutage sihtmaksumus
- Arvutage tegelike kulude struktuur
- = 63-60
- = 3
Seega eeldatakse, et vastavalt sihtkulude haldamise tehnikale vähendab ettevõte kulusid, vähendades tootmiskulusid ainult 3 dollari võrra.
Kuluhaldust mõjutavad tegurid
- Infotehnoloogia kasv
- Ülemaailmne ja üldine kodumaine konkurents
- Teenindus- ja töötleva tööstuse kasv
- Ülemaailmse konkurentsivõime kasv
- Teenindussektori kasv
- Piirangute teooria, mida kasutatakse kriitiliste ressursside tuvastamisel
- Kliendikesksus
- Uute toodete uurimine ja arendamine
Tähtsus
Joe Biden ütles kord õigesti: "Ära ütle mulle, mida sa väärtustad, näita mulle oma eelarvet ja ma ütlen sulle, mida sa hindad."
- Nii et ükski projekt ei alga ilma eelarvet panemata. Projekti edukuse otsustab see, kui hästi on projekti maksumus projektiga hakkama saadud. Võib juhtuda, et projekti ei pruugi projekti maksumuse piires lõpule viia. See tähendab, et projekti kulud võisid ületada ja kui see juhtub, siis loetakse seda muidugi projekti ebaõnnestumiseks. Seega on oluline kulu õigesti hinnata.
- Kui lähtepunkt, st planeerimine ja hindamine lähevad valesti, pole muud punktid kasulikud. Lisaks ei täida eesmärki kulude vähendamise rakendamine ilma selle juhtimisele keskendumata.
Erinevused kulude juhtimise ja kulude kontrolli vahel
"Meeskonnale juhiste andmisel" ja "meeskonna juhtimisel" on teatud erinevus. Kas mõistate erinevust selles, kuidas iga meeskond asju ajab? Sarnane erinevus ilmneb kulude haldamisel vs kulude kontrollimisel. Mõlemad näivad olevat üksteise sünonüümid. Neid aga pole. Kulude haldamisel ja kulude kontrollimisel on vahe.
# 1 - kulude haldamine
Nagu varem selgitatud, tegeleb see peamiselt etapiviisiliste protsessidega, kus projekti eelarve planeerimine ja kontroll on ülimalt oluline. See keskendub kõigi asjade hoidmisele kinnitatud eelarves. Asjad algavad planeerimise algfaasist ja lõpevad tulemuslikkuse hindamisega pärast projekti lõppu.
# 2 - kulude kontroll
Seevastu kulude kontrollimisel on peamine probleem asjakohaste meetmete võtmisega toodete maksumuse minimeerimiseks. Kulude ja tulemuslikkuse jälgimiseks analüüsitakse erinevusi. Analüüsi põhjal on vaja võtta asjakohaseid meetmeid. Kulukontroll käsitleb seda, mida tuleb teha, mida on tehtud, mis on veel tegemata, parandusmeetmete rakendamine ja parandusmeetmete kontrollimine. Seega, kui märkate, on kulude kontroll keskendunud projekti piiramisele teostusetapis, kuid selle tõhususe arvutavad kulude haldamise protsessid.
Eelised
- See aitab kontrollida projektipõhiseid kulusid ja seeläbi kontrollib ka ettevõtluse üldkulusid.
- Võimalik on prognoosida tulevasi kulusid ja kulusid. Seega saab eeldatava tulu hõlpsalt arvutada.
- Eelnevalt määratletud kulusid saab käsitleda ettevõtte kirjetena.
- See aitab võtta neid tegevuspunkte, mis on vajalikud tagamaks, et ressursid ja äritegevus on eelnevalt määratletud eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks kooskõlas.
- See aitab analüüsida ettevõtte pikaajalisi suundumusi.
- Tegelikke kulusid saab erinevuste väljaselgitamiseks võrrelda eelarvega. Need erinevused aitavad kindlaks teha, kas kulutused ületavad oodatust rohkem.
- Samuti vaadeldakse konkurentsi väliseid tegureid, turu kasvu, klientide vajadusi, toote kvaliteeti, teenuste osutamist jms, mitte ainult kulude vähendamist.
- See aitab nii toodete eristamisel kui ka kulude vähendamisel.
- See juhendab veelgi pidevat täiustamist, et pakkuda kvaliteetset toodet.
Järeldus
Juhtimisel on oma tähtsus meie elu igas aspektis. Lõpuks on asi selles, kes asju haldab. Seega on juhtimine kriitiline ka projektiga seotud kulude osas. Sellel on suurem tähendus kui kulude kontrollimisel või kulude vähendamisel. Need meetodid aitavad nimetatud eesmärki hõlpsasti saavutada.
